Registre unique du personnel : obligations, mentions et sanctions

Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?

C’est la liste, établissement par établissement, de toutes les personnes qui y travaillent ou y ont travaillé. Le Code du travail impose sa tenue « dans tout établissement où sont employés des salariés » (article L1221-13).

Il s’ouvre donc dès l’embauche du premier salarié, et il y en a un par établissement : un restaurant et un hôtel exploités par la même société tiennent chacun le leur. Les associations et fondations qui recourent au chèque-emploi associatif en sont dispensées, selon la fiche officielle Service-public.

Les mentions obligatoires pour chaque salarié

En plus des nom et prénoms, l’article D1221-23 du Code du travail fixe la liste des mentions :

• la nationalité, la date de naissance et le sexe ;
• l’emploi et la qualification ;
• les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
• lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande ;
• pour un travailleur étranger soumis à autorisation de travail, le type et le numéro d’ordre du titre qui en tient lieu ;
• selon le cas, les mentions « contrat à durée déterminée », « salarié à temps partiel », « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » ;
• pour un salarié temporaire ou mis à disposition par un groupement d’employeurs, les coordonnées de l’entreprise de travail temporaire ou du groupement.

Aucune forme n’est imposée : ce sont les mentions qui comptent. Notre modèle de registre comporte une colonne par mention.

Comment le tenir au jour le jour

Quatre règles de tenue, à appliquer à chaque mouvement de personnel :

• Inscrire chaque salarié au moment de son embauche, dans l’ordre chronologique, et de façon indélébile (article L1221-13) : on n’efface pas, on ne réécrit pas une ligne.
• Porter les événements survenus après l’embauche, comme la date de sortie, au moment où ils surviennent (article D1221-25).
• Annexer au registre une copie du titre de travail de chaque travailleur étranger qui en a besoin (article D1221-24).
• Si vous accueillez des salariés détachés par une entreprise établie à l’étranger, annexer la déclaration de détachement (article L1221-15-1).

Qui peut le consulter ?

Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique et des agents chargés de contrôler l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale, notamment l’inspection du travail (article L1221-15).

Les copies des titres de travail annexées sont consultables dans les mêmes conditions, sur le lieu de travail (article D1221-24). Le registre doit donc être accessible dans l’établissement, et pas seulement au siège ou chez le comptable.

Quelles sanctions en cas d’oubli ?

Ne pas tenir le registre, ou oublier des mentions, est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, appliquée « autant de fois qu’il y a de personnes employées » (article R1227-7).

Concrètement, la fiche Service-public l’exprime ainsi : jusqu’à 750 € d’amende par salarié concerné. Pour un restaurant de quinze salariés sans registre, l’amende encourue peut ainsi atteindre 11 250 €.

Dans Planyo

Dans Planyo, le registre des salariés se tient tout seul : chaque embauche ouvre une entrée avec son numéro d’ordre, les mentions sont recopiées du contrat, chaque départ ferme l’entrée, et le registre s’exporte en PDF. Avant l’export, ce qui manque est signalé. Voir le registre du personnel dans Planyo.

Les parties stagiaires et service civique ne sont pas tenues par Planyo : utilisez pour elles les pages dédiées de notre modèle gratuit.

Ce guide présente les règles générales du Code du travail. Il ne remplace pas l’avis d’un conseil sur la situation de votre entreprise.