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Éléments variables de paie (EVP) : la liste complète et comment les transmettre

Heures supplémentaires, heures de nuit, absences, primes, repas : chaque mois, votre comptable a besoin des éléments variables de paie de chaque salarié pour établir les bulletins. Ce qu’ils recouvrent, d’où ils viennent, comment les préparer et les transmettre sans oubli.

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Par Mathurin Ernzen, fondateur de Planyo · Mis à jour le 1 novembre 2026

Qu’est-ce qu’un élément variable de paie (EVP) ?

Un élément variable de paie, ou EVP, est tout ce qui change d’un mois à l’autre sur le bulletin de salaire, à la différence du salaire de base prévu au contrat : les heures faites en plus, les absences, les primes du mois, les avantages en nature, les frais remboursés.

L’expression n’est pas dans le Code du travail, mais l’obligation qui la rend nécessaire, si : le bulletin de paie doit indiquer la période et le nombre d’heures payées, en distinguant les heures au taux normal de celles qui sont majorées, heures supplémentaires ou autre cause, avec le taux appliqué (article R3243-1, 5°). Pour que le comptable puisse l’écrire, il faut lui donner ces heures, salarié par salarié.

La liste des éléments variables de paie

Les plus courants, regroupés par famille :

le temps de travail : les heures supplémentaires, par taux de majoration ; les heures complémentaires des salariés à temps partiel ; les heures de nuit, du dimanche et des jours fériés travaillés, quand la convention collective les majore ; le 1er Mai travaillé ;
les absences : les jours de congés payés pris, les arrêts maladie et accidents (avec leurs dates), les congés sans solde, les absences pour événement familial, les absences non justifiées, les repos compensateurs pris ;
les primes et indemnités variables : une prime du mois, une prime d’ancienneté qui change de palier, une indemnité prévue par la convention collective ;
les avantages en nature, comme les repas pris sur place en hôtellerie-restauration ;
les frais professionnels remboursés ;
les mouvements du mois : une embauche, un départ, un changement de contrat ou d’horaire, un acompte versé.

Pour chaque élément, le comptable a besoin d’une quantité précise et datée : un nombre d’heures par taux, des dates d’absence, un montant. « Quelques heures en plus cette semaine » ne s’écrit pas sur un bulletin.

D’où viennent-ils : le planning, puis les heures réelles

Le planning dit ce qui était prévu ; la paie se fait sur ce qui a été travaillé. Quand vos salariés n’ont pas tous le même horaire collectif affiché, le Code du travail demande d’enregistrer chaque jour leurs heures de début et de fin, puis de les récapituler chaque semaine (article D3171-8). Ce sont ces heures réelles, relues et validées, qui font les EVP.

Les heures supplémentaires se décomptent par semaine (article L3121-29). Le décompte du mois se fait donc à partir des semaines, ce qui pose une question à chaque fin de mois : une semaine à cheval sur deux mois doit être rattachée à l’un ou à l’autre, toujours de la même façon. Convenez de la règle avec votre comptable.

Les règles détaillées du décompte : pointeuse et badgeuse, ce que dit la loi.

Les taux viennent de votre convention collective

Les majorations ne sont pas les mêmes partout. À défaut d’accord, le Code du travail majore les heures supplémentaires de 25 % pour les huit premières, puis de 50 % (article L3121-36). Mais un accord collectif peut fixer d’autres taux, pas moins de 10 %.

hôtels, cafés, restaurants : +10 % de la 36e à la 39e heure, +20 % de la 40e à la 43e, +50 % au-delà (avenant n° 2 du 5 février 2007, article 4) ;
commerces de gros : les taux du Code du travail, et une prime de nuit de 10 % ou 25 % selon que le travail de nuit est habituel ou exceptionnel ;
boulangerie-pâtisserie : +25 % pour chaque heure entre 20 h et 6 h, pour tous les salariés ;
commerce de détail non alimentaire : aucune majoration de nuit ni de dimanche, mais une indemnité de 50 % pour un jour férié travaillé.

Le détail, convention par convention, est dans nos guides : heures supplémentaires en HCR, boulangerie-pâtisserie, boucherie, commerces de gros, commerce de détail non alimentaire.

Le calendrier du mois

Une organisation simple, à caler sur la date de clôture convenue avec votre cabinet :

au fil du mois : faire relever les heures chaque jour, valider les demandes d’absence et noter les événements (embauche, départ, avenant) au moment où ils arrivent ;
à la fin du mois : relire les heures de la dernière semaine, vérifier les absences et les jours fériés, puis arrêter les totaux par salarié ;
avant la date de clôture : transmettre le récapitulatif au comptable, avec un commentaire pour chaque cas particulier ;
à réception des bulletins : contrôler qu’ils reprennent bien les heures et les absences transmises.

Comment les transmettre au comptable

Le plus sûr est un fichier unique pour le mois : une ligne par salarié, une colonne par élément, les heures déjà réparties par taux, et une colonne de commentaires. Un message ou une photo de planning oblige le comptable à refaire les calculs, et c’est là que les erreurs se glissent.

Gardez une trace de ce que vous avez transmis. Les documents qui permettent de compter les heures de chaque salarié restent à la disposition de l’inspection du travail pendant un an (article D3171-16), et l’employeur conserve un double des bulletins de paie pendant cinq ans (article L3243-4).

En hôtellerie-restauration, la convention prévoit en plus un document mensuel annexé au bulletin, qui indique le cumul des heures supplémentaires depuis le début de l’année et les heures de repos compensateur acquises et prises dans le mois (avenant n° 2 du 5 février 2007, article 8).

Exemple : le récapitulatif d’un mois

Un exemple fictif, pour une serveuse à temps plein en convention HCR, en novembre. Ce que le comptable doit recevoir :

heures supplémentaires : 8 heures à +10 % et 3 heures à +20 %, détaillées semaine par semaine ;
jour férié travaillé : 7 heures le mercredi 11 novembre, à traiter selon la convention et son ancienneté ;
absences : 2 jours de congés payés, les 19 et 20 novembre ;
repas pris sur place : 18 ;
commentaire : passage de 35 à 39 heures par semaine au 1er décembre, avenant signé le 24 novembre.

Les erreurs fréquentes

Celles qui reviennent le plus souvent sur un bulletin :

transmettre les heures prévues au planning au lieu des heures réellement faites ;
compter les heures supplémentaires au mois au lieu de la semaine, ou oublier une semaine à cheval sur deux mois ;
appliquer les taux du Code du travail quand la convention en prévoit d’autres, ou l’inverse ;
appeler « heures supplémentaires » les heures en plus d’un salarié à temps partiel : ce sont des heures complémentaires, avec leurs propres règles ;
oublier une absence de fin de mois, une entrée ou une sortie en cours de mois ;
oublier les heures de nuit, de dimanche ou de jour férié que la convention majore.

La check-list avant d’envoyer

Pour chaque salarié :

les heures du mois sont les heures réelles, relues et validées ;
les heures supplémentaires ou complémentaires sont réparties par taux, semaine par semaine ;
les heures de nuit, de dimanche et de jours fériés sont isolées ;
chaque absence a son motif et ses dates ;
les embauches, départs et changements de contrat sont signalés ;
les primes, repas et frais du mois sont reportés.

Dans Planyo

Planyo établit les éléments variables de chaque salarié à partir du planning et, avec l’offre PRO, des heures validées, selon la convention collective de l’établissement : heures supplémentaires et complémentaires par taux, nuit, dimanche, jours fériés, absences par type, repas. Vous les relisez à l’écran, vous exportez un fichier Excel pour le comptable, et vous verrouillez la période une fois transmise.

Planyo ne fait pas la paie : il prépare ce que votre comptable doit recevoir. Voir les variables de paie dans Planyo.

Ce guide présente des règles générales. Il ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable ou d’un conseil sur la situation de votre entreprise.

Questions fréquentes

Que veut dire EVP en paie ?

Éléments variables de paie : tout ce qui change d’un mois à l’autre sur le bulletin, comme les heures supplémentaires, les absences, les primes ou les avantages en nature, à la différence du salaire de base.

Faut-il transmettre les heures prévues ou les heures réelles ?

Les heures réelles. Le planning ne sert que de point de départ : ce sont les heures réellement faites, relues et validées, qui sont payées.

Les heures supplémentaires se comptent-elles au mois ?

Non, par semaine (article L3121-29 du Code du travail). Le récapitulatif du mois additionne des semaines, d’où l’importance de la règle pour les semaines à cheval sur deux mois.

Quand faut-il envoyer les variables de paie ?

À la date de clôture convenue avec votre comptable, en général quelques jours avant la fin du mois ou juste après. Plus elle est tardive, plus les bulletins arrivent tard.

Combien de temps garder les relevés d’heures ?

Un an pour les documents qui permettent de compter les heures de chaque salarié, à la disposition de l’inspection du travail (article D3171-16). L’employeur conserve un double des bulletins de paie pendant cinq ans (article L3243-4).

Sources

Information générale, à jour à la date indiquée. Elle ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : un accord d’entreprise ou votre contrat de travail peuvent prévoir d’autres règles.

Pour aller plus loin

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