Pointeuse et badgeuse : ce que dit la loi

Une pointeuse est-elle obligatoire ?

Non : aucun texte n’impose un appareil en particulier. Le Code du travail impose en revanche de décompter la durée du travail, et la façon de le faire dépend de l’organisation des horaires :

• si tous les salariés d’un service suivent le même horaire collectif, l’employeur affiche les heures de début et de fin du travail, ainsi que les heures et la durée des repos (article L3171-1) ;
• sinon, il établit pour chaque salarié les documents nécessaires au décompte de sa durée de travail (article L3171-2) : chaque jour, en enregistrant « selon tous moyens » ses heures de début et de fin de chaque période de travail, ou le nombre d’heures accomplies ; chaque semaine, en récapitulant le nombre d’heures accomplies (article D3171-8).

Avec des services coupés, des extras et des temps partiels, les restaurants, les hôtels, les boulangeries et les commerces sont presque toujours dans le second cas. « Selon tous moyens » : une feuille signée, un tableur ou une badgeuse peuvent servir, pourvu que le relevé soit fait chaque jour.

Que risque l’employeur ?

Ne pas tenir ce décompte est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, appliquée « autant de fois qu’il y a de personnes employées » dans ces conditions (article R3173-2), soit jusqu’à 750 € par salarié (article 131-13 du Code pénal). Ne pas présenter les documents à l’inspection du travail relève de la troisième classe, jusqu’à 450 € (article R3173-3).

Le risque le plus fréquent est ailleurs : la réclamation d’heures supplémentaires. Le salarié présente « des éléments suffisamment précis » sur les heures qu’il dit avoir faites, et l’employeur, « qui assure le contrôle des heures de travail effectuées », y répond avec ses propres éléments ; le juge tranche au vu des deux (article L3171-4 ; Cour de cassation, 18 mars 2020, n° 18-10.919). Sans relevé tenu au jour le jour, l’employeur a peu à opposer.

Ce que prévoient les conventions collectives

Les conventions collectives reprennent ces règles, et trois d’entre elles les précisent :

• hôtels, cafés, restaurants (HCR) : l’avenant n° 2 du 5 février 2007 (article 8) reprend le décompte quotidien et hebdomadaire, et précise que le récapitulatif de la semaine, « à défaut de tout autre document déjà existant dans l’entreprise », est « émargé par le salarié et par l’employeur » et tenu à la disposition de l’inspection du travail ;
• restauration rapide : la convention demande d’enregistrer chaque jour les heures de début et de fin de chaque séquence de travail, « préférence étant toutefois donnée à l’enregistrement électronique », puis de les récapituler chaque semaine (article 29.3) ;
• commerce de détail non alimentaire (IDCC 1517) : quand le temps de travail est aménagé sur l’année, les salariés reportent leurs horaires réalisés sur un document de décompte, et leur compte d’heures est tenu « au moyen du logiciel de gestion automatisé du temps de travail ou sur des documents de décompte » (chapitre IX, titre Ier, article 5) ;
• boulangerie-pâtisserie (IDCC 843), boucherie (IDCC 3254) et commerces de gros (IDCC 573) : nous n’avons pas trouvé dans ces conventions de règle propre au décompte des horaires des salariés à l’heure ; ce sont celles du Code du travail qui s’appliquent. La convention des commerces de gros demande seulement, pour les cadres au forfait en jours, un document de contrôle des journées travaillées (article 44).

Les règles de paie de ces conventions sont détaillées dans nos guides des heures supplémentaires en HCR, de la convention boulangerie-pâtisserie de la convention de la boucherie, de la convention des commerces de gros et de la convention du commerce de détail non alimentaire.

Empreinte, photo, géolocalisation : les limites posées par la CNIL

Une restriction aux libertés des salariés doit être justifiée par la nature de la tâche et proportionnée au but recherché (article L1121-1). Pour contrôler des horaires, la CNIL et les juges en tirent des limites nettes :

• biométrie : contrôler les horaires par empreinte digitale ou reconnaissance faciale « apparaît excessive » et contraire au principe de minimisation, selon la CNIL. En 2018, elle a sanctionné d’une amende de 10 000 € une entreprise qui faisait pointer ses salariés par empreinte digitale (délibération SAN-2018-009 du 6 septembre 2018) ;
• photo à chaque pointage : également jugée excessive. En 2020, la CNIL a mis en demeure plusieurs employeurs équipés de badgeuses photo, une pointeuse à badge classique paraissant suffisante « sauf circonstances particulières et dûment étayées » ;
• géolocalisation : pour contrôler la durée du travail, elle n’est licite que lorsque ce contrôle « ne peut pas être fait par un autre moyen, fût-il moins efficace » (Conseil d’État, 15 décembre 2017, n° 403776 ; Cour de cassation, 19 décembre 2018, n° 17-14.631) ;
• changement d’usage : un relevé de badge destiné à la sécurité d’un bâtiment ne peut pas servir à vérifier les horaires des salariés, rappelle la CNIL.

Papier, tableur ou badgeuse : que choisir ?

La loi laisse le choix des moyens. Ce qui compte : un relevé chaque jour, un récapitulatif chaque semaine, des documents que vous pouvez présenter, et, pour un système automatique, un enregistrement fiable. Une feuille papier signée convient à une petite équipe stable ; elle devient lourde dès qu’il y a des coupures, des extras ou plusieurs établissements.

La badgeuse Planyo fonctionne sur une tablette de l’établissement : chaque salarié pointe son arrivée, sa pause et son départ avec un code personnel à 4 chiffres, sans empreinte, sans photo et sans géolocalisation. L’heure retenue est celle du serveur de Planyo, pas celle de la tablette ; un pointage enregistré ne se modifie pas et ne se supprime pas, et les corrections se font dans l’onglet Heures, où chaque heure retenue garde sa source. Les heures badgées s’affichent à côté du planning, et Planyo édite la feuille d’heures de chaque salarié en PDF, avec une colonne de signature.

Un outil ne fait pas tout : l’information des salariés et du CSE, et l’inscription au registre des traitements, restent à votre charge.